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Guía de Uso
para Proveedores Comunitarios

Bienvenidos a Sociants

Proveedores Comunitarios y programas de asistencia social tienen acceso a herramientas de coordinación de referidos sociales en la plataforma Sociants. La siguiente información sirve de guía para el uso de las funcionalidades principales. 

Para más información, puede acceder el Centro de Ayuda de Sociants para más recursos, enviando un mensaje a info@sociants.com y/o llamando al 787-294-5556.

Funcionalidades principales:

 

Credenciales 
Como usuario de Sociants deberá obtener una cuenta que sea asignado por un administrador del programa de determinantes sociales.
 
1. Visita www.refiereayuda.com
(Para realizar pruebas, debe utilizar www.demo.sociants.com) 
2. Haz clic en el botón de 'Entrar' que aparece en la navegación superior, al lado derecho. 

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3. Utiliza su correo electrónico y la contraseña asignada para poder acceder. Si no recuerda la contraseña, haz clic en 'He olvidado mi contraseña' y le enviaremos un correo electrónico para poder re-establecer el acceso.  Debes de asignar una nueva contraseña. 

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4. Por seguridad, enviaremos un código de autenticación de 6 dígitos por correo electrónico que necesitarás utilizar para poder acceder a su cuenta en Sociants. 

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Directorio de Recursos 
Encuentra  organizaciones comunitarios y programas sociales que brindan servicios de manera directa a individuos y comunidades. Entre los servicios que frecuentemente brindan estas organizaciones pueden encontrarse asesoría legal, servicios de educación, de salud, de asistencia para vivienda, nutrición para personas de edad avanzada, asistencia para discapacitados,  acompañamiento, entre muchos otros.
 
1. Utiliza los cuadrantes para filtrar organizaciones por determinante social. 
2.
Con la herramienta de búsqueda puede encontrar organizaciones usando palabras asociadas a la necesidad u organización. Por ejemplo: 'albergue', 'hogar', 'fundación', 'mental'.
3. Si no encuentra una organización en particular, escríbenos el nombre usando 'Recomienda a un Proveedor Comunitario' y nos encargaremos de contactarlos. 

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4. Se provee información general y puntos de contactos de cada organización que incluye:​
     - Tipo de organización
         - Nombre de la organización
         - Dirección (selecciona para identificar en mapa)
         - Persona contacto
         - Correo electrónico  (selecciona para enviar mensaje directo al correo electrónico de contacto)
         - Teléfono  (selecciona para realizar una llamada directa al teléfono de contacto)
         - Determinante social a los cuales puede proveer asistencia (por ejemplo, alimentación)
         - Cantidad de localizaciones y programas que tiene la organización registrados en el directorio. 

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5. Al hacer clic en 'Ver Detalles' podrá acceder a detalles completos de la organización, incluyendo:
     -
Descripción de la organización
     - Categorías.  Una organización puede pertenecer a más de 1 de las 13 categorías de determinantes sociales.
     - Servicios.  Tipos de servicios que ofrece la organización. 
     - Nombre de contacto
     - Teléfonos
     - Correos electrónicos
     - Servicios especializados
     - Fecha de formación y de registro en el Departamento de Estado 
     - Listado de ubicaciones registradas en el directorio. Utiliza el mapa para ver con exactitud y precisión el lugar del programa comunitario. 

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Caso del Beneficiario  
Incluimos los mínimos datos requeridos para identificar a cada persona. Una vez identificado, podrá ver los detalles del caso, identificar necesidades, tomar notas, adjuntar documentos y mantener un record del expediente social del beneficiario.

1. Visite la sección 'Manejo de Casos' que aparece en la navegación de la izquierda del portal.
2. Haga clic al botón 'Búsqueda'.
 

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3. En 'Búsqueda Avanzada', utilice datos del caso que faciliten su identificación.
4. El caso del beneficiario aparecerá en la lista de Resultados. 
5.
Una vez valides que es el beneficiario correcto, haz clic al botón 'Detalles'. 

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6. El caso del beneficiario incluye la siguiente información del beneficiario:
     - En la columna de la izquierda, aparece:
          * Case No. - número del caso asignado por la plataforma
          * Imagen del beneficiario (
No autorizado para editar.)
          * Nombre del beneficiario
          * Necesidades identificadas, referidas y atendidas
          * Fecha de nacimiento y edad
          * Sexo
          * Etnicidad
          * Plan médico
          * Número de identificación
          * Dirección 
     - En la columna de la derecha, aparece:
          * Necesidades identificadas 
          * Notas tomadas al caso del beneficiario por el trabajador social o encuestador
          * Encuestas contestadas por el individuo
          * Documentos adjunto al caso 
          * Historial de todas las actividades realizadas al caso del beneficiario, estableciendo la fecha, el usuario y la acción administrada. 

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Identificar Determinantes Sociales
Una vez el expediente del beneficiario haya sido identificado, podemos identificar necesidades al caso. 
 
1. En la parte superior derecha del caso, haz clic en 'Opciones'
2. En las opciones, escoger 'Identificar necesidades'

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3. Utiliza la librería de determinantes sociales  por categorías que ofrecemos en Sociants para identificar el recurso que necesita la persona. Selecciona una o más de una necesidad en la misma ocasión. Se marcará en color azul al ser seleccionado. 
4. Al completar la selección, haz clic en el botón azul 
'Siguiente' que aparece al final de la lista. 

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5. Opcionalmente podrás identificar la urgencia y recurrencia para la coordinación de la asistencia a ser referida a una organización. 
6. Para proceder, selecciona 'Enviar'.

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7. Las necesidades identificadas aparecerán ahora en el caso del beneficiario y estarán documentadas en el módulo de necesidades. 

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Hacer un referido a organización
A través de Sociants, las necesidades de los individuos podrán ser referido para asistencia social por parte de organizaciones y programas comunitarios que cuenten con los recursos para brindar la asistencia. 
 
1. Identifica la necesidad que vas a referir y haz clic en 'Opciones'
2. En las opciones, escoger 'Hacer referencia a una organización'

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3.  La herramienta Sociants le provee un listado de organizaciones que parean con la necesidad identificada que está siendo referida. Podrás revisar entre las organizaciones ofrecidas y/o realizar una búsqueda directa usando palabras claves para encontrar la organización que buscas. 

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4. Selecciona la dirección a donde se realiza el referido.
5. Selecciona el proveedor para realizar la asistencia. 
6. Selecciona la recurrencia de la asistencia. 

  • Selecciona entre una sola vez, diario, semanal o mensual

7. Añade algún comentarios relacionado al referido o información de contacto.
8. Para enviar el referido, haz clic en el botón azul 'Enviar Referido'

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7. Las necesidades identificadas aparecerán ahora marcada en color amarillo confirmando a la organización que fue referida la asistencia. También quedará identificado en el historial del caso del beneficiario.  Cuando el referido sea aceptado por la organización, recibirás una notificación vía correo electrónico y en el menú principal. 

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8. Al confirmar el referido solicitado, el proveedor y su organización recibirán una confirmación vía correo electrónico y notificación a través de la plataforma. La organización que recibe el referido tendrá que hacer 'login' en la plataforma Sociants para poder evaluar la información del referido, y aceptar o denegar la asistencia solicitada.  

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Referidos Enviados y Completados
En Sociants ayudamos a proveedores comunitarios en agilizar y realizar referidos con mayor precisión.  A través de la plataforma podrás siempre obtener el estado de cada referido y recibirán notificaciones de cada actividad asociada al referido. Nuestro objetivo es completar y documentar la asistencia brindada al beneficiario por la organización comunitaria. 
 
1. En la navegación principal a la izquierda, has clic en 'Referidos' y selecciona 'Enviados'. Aquí podrás identificar todos los referidos enviados pendientes a ser aceptados y aquellos que ya fueron aceptados y se encuentran en proceso de ser asistido. 

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2. La organización que recibe el referido debe acceder a la plataforma utilizando sus credenciales de seguridad, revisar los datos mínimos del referidos (sexo, edad, pueblo y necesidad) y podrá aceptar el referido que le fue enviado. 

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3. Una vez la organización acepte brindar la asistencia referida al individuo, el referido se convierte en una reservación en la sección de Reservas Confirmadas, donde se le provee los detalles mínimos necesarios para la coordinación de la asistencia, incluyendo el nombre de la persona, dirección y puntos de contactos. 

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4. Una vez el referido de asistencia social solicitado a la organización sea entregado, se le enviará otra notificación vía correo electrónico y se actualizará el caso del beneficiario para identificar que el referido fue asistido. Dicha necesidad dejará de aparecer como un determinante social pendiente por asistir. 

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Añadir Notas
Como trabajador social será necesario documentar información de cada caso para mantener un expediente activo con records actualizados. Podrás utilizar el módulo de Notas para añadir información al expediente. 
 
1. Como Manejador de Caso, accede al caso del beneficiario. 
2. En caso, haz clic en 'Agregar' y rápido abrirá un módulo para escribir el contenido relacionado al caso. 

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3. Añada el contenido relacionado al caso y haz clic en 'Añadir'.

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4. Todas las notas que se añadan serán documentadas en el expediente del caso del beneficiario. 

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Añadir Documentos
En casos requeridos podrás añadir y relacionar documentos personales y/o administrativos al Caso del Beneficiario.. 

1. Como Manejador de Caso, accede al caso del beneficiario. 
2. En el módulo de Documentos, haz clic en 'Agregar'.

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3. Añade el título, escoge el tipo de documento (administrativo o personal) y accede al archivo en su computadora para poder publicarlo como parte del caso. 

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Editar Información del Beneficiario
Para editar el caso del individuo, deberás primero confirmar con su Supervisor los datos del beneficiario que sea requerido actualizar. Es importante no editar información sensitiva como la fecha de nacimiento y el número de beneficiario. La dirección es importante validar para garantizar la precisión del referido a coordinar. 
 
1. Como Manejador de Caso, accede al caso del beneficiario. 
2. Debajo del perfil del caso, haz clic al botón azul "Edit Case Profile". 

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3. Edite los datos personales del beneficiario y haga clic en 'Siguiente

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4. Valide, edite o añada dirección del beneficiario. Para proceder, haga clic en 'Siguiente'.

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5. El caso tiene la opción de incluir imágenes y fotos relacionados al beneficiario. Para proceder, hacer clic en 'Actualizar'

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